Vacature: Executive Assistant

Voor ondersteuning van het management en het runnen van ons kantoor zoeken we per direct
een energieke en ondernemende Executive Assistant
met officemanagementvaardigheden en affiniteit met digitaal werken

Download hier de vacature

Welkom bij Tropenbos

Tropenbos International is een sterk missie gedreven organisatie die bouwt aan een toekomst waarin bossen duurzaam bijdragen aan betere levensomstandigheden voor lokale gemeenschappen en de samenleving als geheel. We dragen bij aan duurzame oplossingen voor mensen en tropisch bos door kennis in te zetten en samenwerking te organiseren tussen alle belanghebbenden. Hiermee stimuleren we draagvlak voor gezamenlijke actie tegen ontbossing, klimaatverandering en voedselonzekerheid.

Wij zijn een wereldwijd netwerk van onafhankelijke leden, werkzaam in meer dan 10 landen in het mondiale Zuiden. Nu tropische bossen steeds hoger op de internationale agenda staan, als belangrijk wapen tegen klimaatverandering en biodiversiteitsverlies, is ons werk relevanter dan ooit. De afgelopen vijf jaar is de organisatie flink gegroeid. In onze nieuwe strategie stellen we het ambitieuze doel om onze impact te verdubbelen.

Tropenbos International is een organisatie met korte lijnen, een informele sfeer en betrokken medewerkers.

Hoe ziet je dag eruit?

In deze zeer afwisselende baan ben je als Executive Assistant hoofdzakelijk bezig met de ondersteuning van de directeur (MT-lid) en het management. Na een collegiale inwerkperiode neem je hen met veel plezier en voldoening belangrijke werkzaamheden uit handen. Je doet het agendabeheer, plant verschillende typen vergaderingen wat jouw aandacht vraagt omdat er vaak internationale partijen uit verschillende tijdzones bij aangesloten zijn. Nadat die in de agenda’s staan breng je de daarvoor benodigde informatie en documenten bij elkaar. Je hebt de teksten doorgelezen en hier en daar een verbetering aangebracht die over het hoofd is gezien. Wanneer je tevreden bent over de kwaliteit, stuur je ze uit. De e-mails die je in de tussentijd hebt ontvangen, volg je op met een kop thee of koffie bij de hand.

Jouw betrokkenheid bij het inhoudelijke werk maakt deze baan extra interessant. De Head of Programmes (MT-lid) kan jouw kwaliteiten goed inzetten bij de planning, rapportage en opvolging van gemaakte afspraken binnen het programmamanagement. Je neemt initiatief om formats en informatiestromen op het gebied van planning, monitoring, evaluatie, financiën en administratie te verbeteren. Zo leer je snel over onze projecten en de andere Tropenboskantoren wereldwijd.

Na de gezamenlijke lunch maak je tijd om op verzoek van de Head Finance & Business Support (MT-lid) een arbeids- of consultancy contract op te stellen die je in je goed bijgehouden en overzichtelijke administratie opslaat. Net als je aan het einde van je werkdag wilt checken of er nog kantoorbenodigdheden moeten worden besteld, krijg je een aanvraag voor een ticket en visum binnen. Een collega gaat binnenkort op dienstreis en is bezig met de voorbereiding. Snel zet je de vragen uit bij het reisbureau. Dit is nu urgent, weet je. Koffie bestellen kan morgen ook want je had eerder al gezien dat er nog voldoende is voor deze week. Op je to-dolijst staan verder projecten waar je zelfstandig mee aan de slag gaat. Om dagelijkse processen efficiënter te laten verlopen is verdere automatisering nodig. Denk aan digitalisering van de procuratieregeling, verlof- en urenregistratie en ov-transacties. En jij bent met je digital skills gevraagd om deze projecten op te pakken. Morgen werk je verder aan de projectvoorstellen en bel je een potentiële leverancier na. Voordat je je laptop afsluit, voeg je dat toe aan je lijstje.

Wie ben jij?

Je bent een sociaal en open persoon, makkelijk toegankelijk en dienstverlenend. Je houdt van organiseren in de breedste zin van het woord en kunt dat goed. Oplossingen bedenken, taken afronden en prioriteren lukt jou, ook wanneer er strakke deadlines moeten worden gehaald.

Je hebt snel overzicht, werkt efficiënt en hebt oog voor detail. Je neemt graag zelfstandig besluiten en informeert tijdig anderen die op de hoogte moeten zijn.

Door de mensen om je heen word je als verantwoordelijk en integer omschreven wat jou een fijne sparringpartner maakt voor wie daar behoefte aan heeft.

Je werkt, denkt en communiceert op MBO+-HBO-niveau, zowel in het Nederlands als in het Engels. En je hebt minimaal twee jaar ervaring in een soortgelijke functie. Met jouw digitale vaardigheden en innovatieve ideeën breng je de organisatie verder in de gewenste professionalisering. Ervaring met personeelsadministratie en HR-kennis is een pre, of je hebt affiniteit met personeelszaken en de bereidheid om je hierin te verdiepen.

Wij bieden

1. Een jaarcontract voor 32-36 uur per week met de intentie om het te verlengen.
2. Afhankelijk van je ervaring bedraagt het fulltime salaris tussen de € 3.000 en € 4.000 bruto p/m.
3. Prima arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%
4. Een premievrij pensioen van 10%
5. 208 verlofuren op basis van een 36-urige werkweek
6. Een werkplek midden in de natuur in Ede
7. Flexibiliteit in thuiswerken en op kantoor
8. Ruimte voor initiatief en professionele ontwikkeling in een sterk missie-gedreven organisatie

Kom jij jouw organisatietalent bij ons inzetten?

Stuur dan je motivatie en CV in PDF aan Monique de Jong, HR manager: monique.dejong@tropenbos.org. We bekijken wekelijks de sollicitaties en nodigen kandidaten direct uit voor een gesprek. De vacature sluit zodra we de juiste Executive Assistant hebben gevonden.

Voor vragen kun je bellen naar Monique de Jong: +31 317 702 020.

Tropenbos International zet zich in voor het creëren van een diverse omgeving en is er trots op een werkgever te zijn die gelijke kansen biedt. We streven naar een inclusief en divers personeelsbestand dat een weerspiegeling is van de samenlevingen waarin we actief zijn; daarom nodigen we vooral gekwalificeerde kandidaten uit met diverse achtergronden, culturen, perspectieven en ervaringen.

Wanneer je solliciteert, ga je ermee akkoord dat tijdens de procedure referenties kunnen worden gecheckt. Sollicitaties worden verwerkt volgens de AVG-wetgeving.